Una de las tareas clave del Scrum Master es ser un facilitador y un orientador para el equipo. Facilitar no es dar respuestas técnicas, sino crear las condiciones para que el equipo las encuentre.
¿Te has encontrado con equipos donde todo va bien pero faltan ganas de mejorar? ¿Los miembros del equipo dicen que están motivados, pero las entregas de valor no mejoran? ¿Notas que tu equipo ha perdido impulso? ¿Sientes que tus iniciativas para motivarlos caen en saco roto?
Para facilitar bien, primero hay que conocer al equipo en su conjunto, pero también a las personas individualmente. Este conocer incluye facetas que van más allá de la aplicación estricta de su rol profesional. Es necesario conocer mínimamente qué aspectos los motivan positivamente a ser más eficientes, a ser más cuidadosos con la calidad de lo que hacen, o a ser más flexibles ante los cambios.
Jurgen Appelo, en su libro Management 3.0: Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders, propone una relación de aspectos sobre los cuales una persona da especial importancia a la hora de sentirse motivada. Estos aspectos se organizan alrededor de una dinámica conocida como Moving Motivators.
Los Moving Motivators ayudan al Scrum Master a tener una fotografía sobre los aspectos que generan motivación en los miembros del equipo; y puede, con la ayuda del equipo, consensuar un mapa de motivación general para el equipo. Posteriormente, con este conocimiento de valor, el Scrum Master puede facilitar que el equipo encuentre iniciativas que ayuden a mejorar la motivación en estos aspectos.
Los aspectos que Jurgen Appelo identifica son los siguientes:
Moving Motivators es ideal en cualquier momento del ciclo de vida de un equipo o de un proyecto. Aunque puede ser especialmente útil cuando un equipo se está formando. Su valor real aparece cuando se utiliza de manera periódica o en momentos de cambio.
Por ejemplo, puede ser especialmente útil ante cambios de objetivos, reorganizaciones, incorporaciones de nuevos miembros, o cuando se percibe una bajada de energía o implicación en el equipo. Evoluciona con el contexto del proyecto y de las personas. Por eso, revisarlos a lo largo del tiempo puede aportar información valiosa para orientar mejoras reales en la dinámica del equipo.
Las herramientas de la actividad consisten en un juego de cartas donde se describen cada una de las actitudes motivadoras, y un mapa de motivación. En el juego de cartas aparecen cada uno de los aspectos motivadores explicados al inicio.
El mapa de motivación se utiliza para mostrar en un gráfico la selección de actitudes motivadoras que uno o más miembros del equipo han hecho en el ejercicio.
Para una sesión individual, consistente en que un miembro del equipo seleccione las actitudes que considera más motivadoras, y posteriormente realizar un mapa de motivación para esta persona, podemos necesitar alrededor de 20–30 minutos por persona.
Para una sesión consistente en crear un mapa consensuado de las motivaciones del equipo, según el análisis de los datos obtenidos individualmente para cada miembro del equipo, podemos necesitar entre 30 y 60 minutos.
Es recomendable comenzar con una dinámica grupal que permita poner en común percepciones sobre motivación y nivel de satisfacción. Esta primera visión ayuda a detectar patrones, diferencias y posibles puntos de fricción dentro del equipo.
Para llevar a cabo la actividad utilizaremos el juego de cartas de motivadores explicado anteriormente. Antes de comenzar, es importante asegurar que todo el mundo entiende el significado de cada motivador y resolver dudas.
Una vez hecho esto, el ejercicio puede profundizarse mediante conversaciones individuales con quien se considere útil. Estas conversaciones no buscan hacer diagnósticos personales, sino entender mejor matices que pueden no aparecer en el contexto grupal.
Esta actividad de Moving motivators persigue tres objetivos importantes:
Un ejemplo de dinámica conjunta: Reunimos al equipo. Proporcionamos al equipo el conjunto de motivadores explicados anteriormente. Si es necesario, los explicamos. Es hora de comenzar con el 1er objetivo del ejercicio: Poner en común motivadores y grados de satisfacción:
Una vez hecho esto, estamos listos para el segundo objetivo del ejercicio: Estudiar la imagen conjunta:
Para lograrlo es importante aclarar al grupo algunos detalles:
Un escenario habitual en este punto es descubrir que la mitad del equipo valora, por ejemplo, el orden; y la otra mitad valora, por ejemplo, la libertad. Es perfectamente normal. Es la realidad.
Con estos post-its en la pizarra, conformamos dos nubes informativas. La primera de motivadores satisfactorios del equipo. Y la segunda de motivadores no satisfactorios. Podemos ordenar estos post-its en la pizarra libremente para crear estas dos nubes de forma clara.
Y finalmente llegamos al último objetivo: Acción colectiva de mejora:
Y aquí aparece la magia. Porque no se trata de que el Scrum Master adivine acciones de mejora de forma individual. De lo que se trata es de que estas acciones aparezcan de forma natural en una conversación conjunta. Y de que sea el equipo quien consensúe qué puede hacer y cómo hacerlo.
No se trata de un Project Manager forzando un Team Building. Se trata de un equipo comprometido que busca activamente la mejora.
Muy a menudo el ejercicio puede terminar aquí. Aunque también es posible que queramos complementar esta imagen de grupo con información más específica e individual. En este último caso podemos seguir con el ejercicio mediante un mecanismo de entrevista:
La pregunta a hacer a la persona que realiza el ejercicio es: ¿Qué te mueve?
La persona ordenará las cartas en función de lo que considera que más la motiva o moviliza. La ordenación la realizará situando a la izquierda las cartas más motivadoras, y a la derecha las menos. Obteniendo finalmente una línea de cartas ordenadas similares a las que muestra la siguiente imagen:
Una vez hecho esto, el Scrum Master realiza la segunda pregunta del ejercicio: Explica brevemente por qué has realizado esta ordenación.
Aquí la persona que ha hecho el ejercicio tiene la oportunidad de explicar de forma breve por qué considera que unas actitudes son más motivadoras para él/ella, o por qué otras lo son menos. En esta explicación tiene la oportunidad de corregir el orden si lo considera necesario en función del proceso de reflexión que puede debatir con el Scrum Master.
Por último, y sin modificar el orden de las tarjetas, el Scrum Master pregunta al entrevistado lo que probablemente es lo más importante del ejercicio: ¿Qué grado de satisfacción crees que tienes actualmente para cada una de estas actitudes?
Para responder a esto, el entrevistado desplazará hacia arriba aquellas actitudes que cree que actualmente están satisfechas. Desplazará hacia abajo las que cree que no se están reflejando en su situación actual, o de las que cree que tiene un menor logro. Y dejará inmóviles aquellas de las que no sabe si se están satisfaciendo actualmente, o no cree que sea relevante que se satisfagan.
El resultado final es una disposición de las tarjetas similar a la que muestra la siguiente imagen:
Como última parte del ejercicio, tanto el Scrum Master como la persona entrevistada pueden construir el mapa de sus motivadores de forma similar a como se muestra en la siguiente imagen:
Este gráfico muestra dos coordenadas para cada motivador. En azul dibujamos el grado de importancia que el entrevistado ha dado en la 1ª parte del ejercicio. Y en rojo mostramos los resultados correspondientes al nivel de satisfacción que el propio entrevistado ha declarado para cada motivador.
Estudia el gráfico y los datos con el entrevistado. Si el entrevistado ha desplazado hacia arriba (son satisfactorios) los motivadores que ha colocado más a la derecha (los que considera más relevantes); y ha desplazado hacia abajo (menos satisfactorios) algunos motivadores que ha colocado a la izquierda (menos relevantes), eso mostrará una imagen muy bien alineada respecto a su motivación.
Lo ideal sería que el entrevistado estuviera satisfecho con todo, pero eso no suele ocurrir. No tiene la misma importancia la insatisfacción en motivadores relevantes que en motivadores no relevantes.
Finalmente, el ejercicio inicial de dinámica grupal puede repetirse (quizá dentro de un tiempo, quizá de forma periódica) para proporcionar información fresca sobre motivadores y sobre el nivel de satisfacción general, que nos ayude a encontrar nuevas vías de mejora.
Pongamos algunos ejemplos reales de situaciones que pueden tener lugar cuando practicamos esta dinámica:
Pongamos por ejemplo el caso de Núria: es brillante en su trabajo, pero últimamente la ves un poco desconectada. Inicialmente piensas que podría ser una cuestión de flexibilidad horaria, así que le proporcionas más libertad, pero aun así no percibes mejora.
Finalmente le propones hacer una sesión de Moving Motivators con ella. De la sesión aparece una información importante. El motivador más relevante para ella es “el Honor”. En cambio, el nivel de motivación en este aspecto es solo de 2 sobre 10. Claramente algo está fallando.
Como hemos visto antes, una parte importante y última acción en la fase de entrevistas es estudiar los datos con el entrevistado. En este estudio intentamos buscar las causas de esta desmotivación, y Núria te explica que las funcionalidades en las que está trabajando actualmente no se alinean con sus valores profesionales.
Es importante en este punto dejar claro que el Scrum Master no es un terapeuta. Hay que ser consciente de los límites de la conversación, que no deberían entrar nunca en el espacio personal. Así, el Scrum Master, atendiendo a los resultados de motivadores y satisfacción, puede facilitar que la persona identifique posibles acciones de mejora específicas a su necesidad:
Como hemos visto en la acción grupal, se propone construir conjuntamente las nubes de satisfacción. ¿Qué pasa si evidenciamos que, por ejemplo, el motivador de “Libertad” para muchos miembros del equipo es importante, pero en cambio tiene un bajo nivel de satisfacción?
Esto podría indicar que puede haber problemas dentro del flujo de trabajo actual del equipo. ¿Demasiada burocracia? ¿Demasiados puntos de evaluación por parte de elementos externos al equipo? ¿Demasiada microgestión que obliga a los miembros del equipo a apagar fuegos y no a centrarse en lo que realmente importa?
Probablemente, antes del ejercicio, el equipo sufría este desajuste, pero no éramos del todo capaces de expresarlo. Ahora en cambio es evidente.
El equipo, con la facilitación del Scrum Master, podría explorar acciones de mejora, como por ejemplo:
Moving Motivators es una herramienta contrastada que ayuda a Scrum Masters y a equipos a tener un mejor conocimiento de los aspectos que individual o conjuntamente son relevantes en la motivación de los equipos.
Esta herramienta no dará buenos resultados, e incluso puede ser contraproducente, si el equipo se encuentra inmerso en un conflicto grave, o cuando el tipo de trabajo no se ajusta a buenas prácticas ágiles (por ejemplo, organizaciones muy jerárquicas) o cuando el trabajo no puede asegurar la seguridad psicológica.
Por último, es importante entender que a menudo encontraremos aspectos de baja satisfacción que, con las dinámicas de grupo descritas, pueden desembocar en propuestas de acción para la mejora. Estas acciones generalmente deben concebirse como experimentos. No podemos asegurar que una iniciativa, aunque surja del propio equipo, tenga buenos resultados. Debemos hacer seguimiento. Por eso es bueno que estas iniciativas tengan temporalidad (por ejemplo, los Sprints) y se sometan a evaluación de resultados.
Las dinámicas propuestas aquí son válidas siempre que tengamos presente que debemos observarlas a lo largo del tiempo. Repetir periódicamente la acción grupal. Medir el progreso utilizando por ejemplo las Retrospectivas de Sprint. Y corregir cuando sea necesario.
Moving Motivators management30.com (https://management30.com/practice/moving-motivators/)
Retrospectiva con Management 3.0: Moving Motivators Knowledge21 (https://es.k21.global/blog/retrospectiva-moving-motivators)
Moving Motivators (Champfrogs) | Conociendo los motivadores de la gente JorgeRuizAgile (https://www.youtube.com/watch?v=-ZfpcFBBDYc)
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